Membuat Daftar Alamat Online dengan Google

Membuat daftar alamat atau Contact pada HP, atau pada Smartphone, ataupun pada media lain sebenarnya hal yang sangat mudah dan sederhana. Tapi kadang-kadang hal ini menjadi mengganggu pada saat kita harus mengganti peralatan komunikasi tersebut karena rusak atau ganti yang baru, atau mungkin laptop dan komputer harus diformat ulang akibat terkena virus dan lain sebagainya. Dan saat itu terjadi, jika kita tidak mempunyai backup data untuk daftar alamat tersebut, dijamin kepala bisa pusing tujuh keliling karena daftar tersebut hilang. Salah satu cara yang mudah agar kita memiliki daftar alamat yang dapat sewaktu-waktu dipakai dan digunakan sebagai backup adalah dengan menyimpannya di fasilitas yang disediakan oleh Google Contact.

Terus terang fitur ini baru saya pelajari saat saya perlu melakukan sinkronisasi antara file database alamat dalam format Ms. Excel ke smartphone. Kebetulan OS di smartphone saya adalah Android yang dimiliki oleh Google. Oleh karena itu, konektifitas antara OS dengan sistem yang dimiliki Google memiliki kemudahan yang bisa dimanfaatkan. Salah satunya adalah sinkronisasi daftar alamat/contact.

Yang perlu disiapkan adalah daftar nama yang akan kita simpan ke dalam Google Contact. Jika daftar alamat tersebut dalam format Ms. Excel, maka perlu dikonversi ke dalam format .CSV dengan menggunakan Double quote delimiter atau pemisah data dengan tanda ("). Cara mengkonversi file .xls ke dalam format .CSV ada di posting ini. Khusus untuk data nomor telepon, format penulisan yang paling dasar dan aman untuk dibaca oleh berbagai aplikasi adalah dengan menggunakan kode negara, yaitu diawali dengan '+62' untuk Indonesia.

Ada 1 hal yang perlu diperhatikan, bahwa di program excel tanda '+' sulit diakomodir saat kita ingin letakan di depan deretan angka nomor telepon. Solusinya adalah dengan menggunakan cara sederhana yaitu dengan melakukan editting dengan Ms. Wordpad (aplikasi standar pada Ms. Windos). Caranya adalah dengan menggunakan perintah Replace dari menu Edit. Ganti seluruh huruf "62 dengan "+62. Alhasil kita akan mendapatkan sebuah file .CSV dari daftar nama dan alamat dengan nomor telepon yang diawali dengan kode negara '+62'.

Setelah file .CSV ini siap, langkah selanjutnya adalah dengan meng-upload file tersebut ke Google Contact. Caranya adalah dengan terlebih dulu masuk ke dalam Google Contact. Bisa melalui jendela Goole Email (Gmail), dan di sisi kiri atas terdapat pilihan menu. Klik untuk menurunkan drop down menu dan pilih 'Contact'.

Akan muncul jendela baru. Klik 'Choose file' dan pilih file .CSV yang sudah disiapkan sebelumnya. Kemudian setelah itu, klik 'Import' untuk mengupload file daftar nama dan alamat tadi ke Google Contact. Setelah beberapa saat, maka seluruh data dalam file .CSV telah terekam oleh Google Contact. Ada 1 fitur yang sangat berguna, yaitu fitur untuk melakukan pengecekan terhadap data-data kontak yang terekam di Google contact apabila terjadi data berganda maupun lebih. Fitur ini kemudian akan menyatukan data-data ganda tadi sehingga menjadi hanya 1 data saja. Luar biasa bukan? Sangat simple dan sangat memudahkan kita.

Setelah data nama dan alamat terekam seluruhnya di Google contact maka sekarang kita memiliki daftar alamat yang online. Tidak perlu khawatir saat HP/Smartphone/BB kita rusak dan mengakibatkan seluruh data nama dan alamat hilang, karena dengan adanya Google contact, cukup dengan melakukan sinkronisasi dengan Googel maka data-data yang kita telah simpan tadi dapat kembali muncul di HP kita. Tapi perlu diingat, bahwa HP/Smartphone/BB tersebut harus memiliki kemampuan sinkronisasi ataupun aplikasi untuk melakukan sinkronisasi dengan Google. Karena apabila tidak terdapat aplikasi tersebut maka akan berbeda ceritanya.